17 Mag Il responsabile del trattamento: termini e modalità di nomina
Il responsabile del trattamento è nominato, ai sensi dell’art. 28, 3 co., dal titolare del trattamento attraverso un contratto di nomina redatto, ovviamente, in forma scritta ovvero in formato elettronico e contraddistinto dai seguenti elementi:
1. oggetto, durata, natura e finalità del trattamento;
2. le categorie di soggetti interessati e il tipo di dati personali oggetto del trattamento;
3. gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.
La decisione relativa alla nomina di un responsabile del trattamento dei dati dipende esclusivamente dal titolare del trattamento il quale decide di trattare i dati all’interno della propria organizzazione, oppure di delegare tutte o una parte delle attività di trattamento a un soggetto esterno. Pertanto, il responsabile del trattamento è soggetto ben distinto dal titolare del trattamento e possiede le capacità di elaborare i dati personali per conto di quest’ultimo.
Tale attività può essere limitata ad un compito ovvero ad un contesto molto specifico anche con facoltà di scegliere autonomamente i mezzi tecnici e organizzativi più adeguati.
Anche il responsabile come il titolare del trattamento, qualora non sia stabilito nell’Unione Europea, dovrà designare un proprio rappresentante all’interno di uno degli Stati membri.
Tale specifica indicazione, tuttavia, subisce una limitazione in alcune ipotesi particolari, che non richiedono livelli così elevati di tutela, quando cioè il trattamento è occasionale, non coinvolge dati «sensibili» ovvero dati personali relativi a condanne penali o a reati consistenti nell’illiceità del trattamento dei dati, ed è improbabile che comporti un rischio per i diritti e le libertà delle persone in considerazione della natura, del contesto, dell’ambito di applicazione e delle finalità del trattamento stesso; oppure quando il titolare del trattamento è un’autorità pubblica o comunque un organismo pubblico.
Il responsabile può nominare, ai sensi dell’art. 28, propri sub-responsabili per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto del titolare previa autorizzazione scritta ovvero facoltà riconosciuta in sede di conferimento dell’incarico.
Tale nomina dovrà essere redatta nella medesima forma di cui all’art. 28, 3 co., «mediante un contratto o un altro atto giuridico a norma del diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Il Responsabile del trattamento è tenuto sempre informare il titolare del trattamento delle eventuali modifiche relative all’aggiunta ovvero alla sostituzione degli eventuali sub-responsabili, e ciò al fine di limitare la propria responsabilità nei confronti del titolare ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento.